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群晖DSM 6.1 轻松解救陷于协同迂回的你

天极网硬件频道 2017-03-02 15:32 我要吐槽

  【天极网DIY硬件频道】乔帮主曾教导我们,你要热爱你的工作,因为它会占据你的大部分时间!伟大的引言总是会与“然并卵“的现实创造出有趣的讽刺,不管你是否相信“好好工作之后好好看世界”之类的鸡汤,最终的结果都会在无休止的文档、邮件、QQ、满满的行程表中生出满满的感慨:亲,能不能不要再说“我已经把最新版的发给你了,你改完再发过来吧,晚安“!

  这就是很多时候协同办公的现实,协同的是物理层面的软件,增加的是来回倒腾软件的时间,工作中总少不了与他人合作,在科技发展的今天,你就不要老是一份文件发来发去了,这样让办公陷入迂回战术,又何谈效率?

  如果你没有动辄千万的预算来搭建基于内部员工、外部沟通和项目管理的协同办公系统,那么,群晖这次升级的DSM 6.1中为企业用户搭建了一整套沟通、管理及生产力工具或许是个不错的选择。

  在我看来,群晖NAS的协同办公解决方案,就是一套整合通讯(Chat)、邮件(MailPlus)、文档(Synology Office)、日程表(Calendar)等DSM套件的组合拳,套件与套件之间的整合交互使用也很便捷,我更愿意将它们几个合起来称为“Work On Synology”,它解决了协同办公中常见的2个问题:

  给你一个“言之有物”的协同空间

  工作中不可避免需要调用大量的文件,而这些文件可能在邮件里、已经离职的员工私人电脑、曾经存储的各类网盘或移动硬盘里,查阅资料浪费的时间和沟通成本,绝对不是协同办公的初衷。想要更好的“协同”,首先就要提供更安全、简单的“空间”。

  以存储作为主打卖点的群晖,显然能够提供这个安全、兼容的空间。

  高可扩充的存储空间和高度兼容性,基于网页来浏览、读写文档的DSM操作系统,对于所有办公中产生的资料,都能够存在NAS里,这才是“言之有物”的协同空间。

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  集中化的文件管理是NAS的核心功能,而且,你也不用担心文件过多之后的难搜索问题,群晖的Universal Search功能,无论文档、照片、乃至各类应用程序中的数据都能快速建立索引。

  从NAS里搜索文档不是难事,那要备份NAS里的文档更不是难事,通过USB Copy可以自定义备份规则,设定后插入外接存储设备即刻进行备份,还能通过盘符映射直接上传电脑资料,通过Cloud Station能够自动备份电脑文档,无论何种方式,讲究的就是一个“快速”。

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  这是协同办公的第一步——即数据的整合,那么接下来,就来看以下的几个协同办公套件如何真正的协同起来。

  让你们一起“行之有效”的协同套件

  协同办公最大的问题不是人和人之间无法协同,而是怎么快速实现软件与软件之间的协同。

  从实际的使用体验来看,群晖Chat、MailPlus、Calendar、Synology Office这4大套件,单独每个套件基本能够完成常用办公软件所使用到的基础功能,相比我们平时常用的那些软件,其优势应该是办公所产生的数据都保存在NAS里,并不用担心第三方平台会泄露隐私,而之所以将它集合后称为“Work On Synology”,是因为基于群晖DSM的几大套件能够让整个工作协同更为“行之有效”。

  具体有多行之有效呢?基本上,它能够覆盖几乎所有的工作场景:

  它可以规划你的行程,同时,将行程快速通过邮件分享;

  它可以在线编辑文档、表格,也可以添加评论,以及整合Chat实现多人协同办公;

  它可以建立各种加密的工作沟通组,随时随地共享各类文档;

  下面,就让我们看看群晖这几个套件的实际使用:

  1. 先从了解MailPlus、Chat、Synology Office、Calendar这几个套件开始

  在DSM套件中心的“工作效率”里,能够找到很多协同办公中需要用到的套件

  第一个要介绍的是每一份工作都离不开的邮件——群晖MailPlus套件

  三步完成邮箱服务器设置,也可以很快速的从其他邮件服务器导入邮件内容,MailPlus客户端同时支持网页版和移动端,还拥有“邮件搜索”、“标签管理”、“延迟发送”等功能。邮件,让工作变得简单。

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  所有的工作没有办法完全通过邮件完成,还需要一个日常沟通的即时通讯软件。

  能够满足沟通需要,又不会因为沟通平台过于分散而降低沟通效率,Synology Chat就是这样的一个基于网页端的沟通套件。讨论组、加密讨论组、文件(附件)分享,你无需下载客户端,仅需要群晖的NAS账号即可。同时,也可在移动设备上通过Chat App随时与组成员进行沟通。

  有了邮件、有了即时通讯软件,再加上可以在线编辑文档、表格、可以多人合作的Synology Office套件,协同办公也就初具规模了。

  最后,是不仅可以直观的进行个人行程规划,还能够分享、邀请或多人共享行程的Synology Calendar,协同办公,效率是很重要的。

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  2. 再来看看不同的协同办公套件之间如何真正的协同

  上文介绍了群晖协同办公中的几个重要套件,由于设置和使用都相对简单,这里就不再赘述了,他们之间在工作中处处发生着联系,比如这个最普通不过的工作场景。

  上午9:00,每天的工作从邮件开始,打开MailPlus,收到老板的邮件。邮件中告诉我说当天中午11点需要召开一个紧急会议,并要求我代为通知项目相关人员

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  上午9:30分,通知项目组成员开会

  群晖便捷的地方就在于,邮件中可以直接打开Calendar,将事件添加到日历中,只要点击会议时间,就可以立即在Calendar中添加事件,如果你不想转发邮件,也可以直接在Calendar中邀请项目组同事参加。

  上午10:00,沟通项目进展并准备会议资料

  在准备的过程中,群晖MailPlus支持打开Calendar查询时间安排是否冲突,打开Chat沟通会议需要准备的资料,也支持导入Office进行重要文件的分享。到了会议开始前5分钟,你也只要在Chat群组里吼一声“开会了,都来M2会议室”即可。

  同时,来自Synology Office上共享的文档消息,也可以在Chat里集中收到通知,省去来回切换套件的时间。

  上午11:00,项目组工作会议

  你可以打开Synology Office,快速制作会议记录,也可以将重要的工作时间节点记录在Calendar上,还能在Synology Office里直接打开Chat进行讨论,实时修改进程内容……

  在Synology Office中可以直接打开Chat,分享重要通知

  Synology Office支持分享给指定用户

  下午13:00,忙碌的后续工作开始了

  每完成一份文档,都可以汇总到Synology Office,每一份文档,也都支持多人同时在线编辑。当然,在这里我也要提一句,目前Synology 只支持文档和表格两种类型,PPT目前还不支持,这点上还是有提升的空间。

  下午18:00,完成工作,准备下班。

  下班之前,再打开Calendar检查一下To do list,日事日毕,日事日清是一个好习惯。

  其实,Synology Calendar还有一些很实用的功能,既可以将日历与常用浏览器配对实现各项行事事件的通知、提醒,也可以与MacOS或iOS系统的原生日历实现同步。

  Synology Calendar汇入Mac原生日历

  Synology Calendar与浏览器同步,实现日历提醒

  这就是群晖提供的协同办公方案,不同套件之间天然的协调性,让单独看来并没有那么完美的套件也能够在办公中发挥很好的作用,无论是基于NAS的MailPlus、、Calendar、Synology Office还是Synology Chat,都是针对常见工作场景的解决方案,在实践过程中,统一的文件存储、快速的文件读取和基于上述前提的工作管理和数据应用,都能够快速的提升团队和个人的工作效率,同时,对于移动办公、云端办公等也有良好的支持。

  协同办公,并不是一个一成不变的系统构架,真正协同办公的目的在于解决实际工作场景和员工工作效率之间的矛盾,而群晖NAS提供的协同管理支持,不仅保证了企业内部文件的安全性,也能够融合中小企业常见的工作场景,解决常见的沟通成本高、平台分散、文件丢失风险高等问题,继而快速提高工作效率。

  或许,这就是协同办公的价值所在。

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